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WEG-Verwaltung
 

Wir bieten Eigentümergemeinschaften einen kompetenten und umfangreichen Service. Wir arbeiten diskret,  vertraulich und effizient.

Übergeordnet steht für uns,  verantwortungsvoll mit den finanziellen Mitteln der WEG umzugehen. Das gewährleisten wir durch professionelle kaufmännische Standards und vollständige Transparenz der Geldflüsse. Wir setzen eine professionelle Verwalter-Software für unsere Tätigkeiten ein, dazu zählen Buchhaltung, Abrechnung, Dokumentenerstellung und Verwaltung und Beschlusssammlung.

Unser Leistungen im Detail:

Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat

Der Verwaltunsbeirat ist ein wichtiges Bindeglied zwischen den Eigentümern und der Verwaltung. Die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Beirat bildet die Grundlage für die optimale Betreuung einer Wohnanlage.

Besonderes Augenmerk richten wir deshalb auf den stetigen und umfänglichen Informationsfluss zwischen Beirat und Verwaltung, schnelle Rückmeldungen, kompetente Beratung und übersichtlich und verständlich aufbereitete Unterlagen. 

 

Per E-Mail, telefonisch oder im persönlichen Gespräch vor Ort klären wir mit Ihnen alle Aspekte der anstehenden Entscheidungen. Umfängliche Informationen, kompetente Beratung und gemeinsame Objektbegehungen stellen eine fachgerechte und zügige Erledigung sicher.

 

Zur Vorbereitung der Belegprüfung erstellen wir für die Verwaltungsbeiräte Mehrjahresvergleiche und einen Plan-Ist-Kostenvergleich, die einen schnellen Überblick ermöglichen. Die Belege werden - neben der "normalen" Ablage - elektronisch erfasst und in einem revisionssicheren System hinterlegt. Jeder Beleg steht in wenigen Sekunden zur Verfügung.

 

Kaufmännische Betreuung

Auf eine sorgfältig durchgeführte kaufmännische Objektverwaltung ist bei uns Verlass. Die bestens qualifizierten Mitarbeiter zeichnen sich durch das nötige Know-how, langjährige Erfahrung sowie akribisches Arbeiten aus und werden durch regelmäßige Schulungen auf dem aktuellen Kenntnisstand gehalten. Neben einer zeitnahen und transparenten Buchführung legen wir größten Wert darauf, die laufenden Kosten gering zu halten und nach Möglichkeit weiter zu minimieren.

  • Führung einer professionellen und zeitnahen Buchführung

  • Zeitnahe Erstellung des Jahresabschlusses

  • Erstellung der Jahresabrechnung mit Einzelabrechnungen inkl. vorbereiteter Betriebskostenabrechnungen für Vermieter und Steuerbescheinigung nach § 35a EStG

  • Erstellung des Wirtschaftsplans mit Einzelwirtschaftsplänen

  • Prüfung und Ausführung aller Zahlungen, die das gemeinschaftliche Eigentum betreffen

  • Überwachung von Hausgeldzahlungen sowie anderer Ein- und Auszahlungen

  • Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld und sonstigen Forderungen und ggf. Einleitung von Beitreibungsmaßnahmen

  • Führung und Disposition von Geldmitteln auf den Giro- und Anlagekonten der Gemeinschaft

  • Lohn- und Gehaltsabrechnung der Beschäftigten

  • Berechnung und Anforderung von beschlossenen Sonderumlagen

  • Überprüfung aller für die Bewirtschaftung notwendigen bestehenden Versicherungsverträge

  • Überwachung, Optimierung und Abschluss der erforderlichen Sach- und Haftpflichtversicherungen für das Gemeinschaftseigentum

  • Begleitung der Belegprüfung durch den Beirat

  • Bewirtschaftungskonzepte und Korrespondenz mit Ver- und Entsorgungsunternehmen

  • Optimierung bestehender Vertragsverhältnisse

  • Prüfung und ggf. Eingliederung der bestehenden Verträge (bspw. Gas, Strom, Versicherungen, etc.) in Großabnehmerverträge bei entsprechender Rabattierung

Technische Betreuung

Wir sorgen für eine kostenoptimierte Bewirtschaftung und planen die Instandhaltung und Entwicklung Ihrer Immobilien nachhaltig.

Im Rahmen des Werterhalts einer Immobilie nimmt die technische Objektverwaltung einen besonderen Stellenwert ein. Wir verfügen über jahrelange Erfahrung in Sachen Problemerkennung und -behebung. Mit umfassender technischer Expertise kümmern wir uns um den einwandfreien Zustand eines jeden Objekts. Mögliche Problemstellungen werden durch regelmäßige Objektbegehungen erkannt und mithilfe eines bestens ausgebauten Netzes regionaler Handwerksbetriebe zuverlässig und kompetent behoben.

  • Veranlassen von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen (Preisanfragen, Wahrnehmung von Ortsterminen, Erstellen von Preisspiegeln, Beratung, Auftragsvergabe)

  • Erstellung von Bauverträgen

  • Betreuung und Überwachung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen (ggf. Leistungsabnahme, Rechnungskontrolle, Rechnungsbegleichung)

  • Jährliche Begehung des gesamten Anwesens mit dem Verwaltungsbeirat inkl. anschließender Protokollerstellung

  • Regelmäßige Begehung und Kontrolle des baulichen Zustandes

  • Überwachung aller technischen Einrichtungen in Verbindung mit Wartungsaufträgen

  • Abwicklung von Versicherungsfällen einschließlich Veranlassung der Schadensbeseitigung

  • Abschluss und Überprüfung von Wartungsverträgen

  • Vorbereitung von TÜV-, Brandschutz- und Blitzschutzprüfungen

  • Organisation und Beauftragung entsprechender Fachleute zur Ausstellung von Energieausweisen

  • Verhandlungen mit Behörden und Erfüllung behördlicher Auflagen

  • Technische Bestandsaufnahmen

Organisatorische Betreuung

Gut organisierte Eigentümerversammlungen und reibungslose Abläufe. Darauf können Sie sich verlassen.

Alle Vorgänge, die Ihre Immobilie betreffen, werden von uns sorgfältig und durchdacht organisiert. Dazu gehören z. B. die Eigentümerversammlungen, die von uns einberufen und durchgeführt werden, oder die Aufbewahrung und Zurverfügungstellung sämtlicher Verwaltungsunterlagen mithilfe eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems. Außerdem überwachen wir die Einhaltung der Hausordnung und gehen möglichen Beschwerden nach. Ein weiterer Vorteil sind unsere zahlreichen Onlineservices, mit denen Sie z. B. Schlüssel nachbestellen, Mieter- und Eigentümerwechsel bekannt geben oder eine Zwischenablesung der Heizung beantragen können.

  • Organisation, Einberufung und Durchführung der jährlichen ordentlichen Eigentümerversammlung und bei Bedarf Durchführung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen unter Einsatz moderner Präsentationstechniken (Videobeamer, Lautsprecher, Mikrofone)

  • Protokollierung und Durchführung der Beschlüsse der Versammlung und Versand der Protokolle an alle Eigentümer

  • Führung der Beschlusssammlung

  • Geordnete Aufbewahrung aller Verwaltungsunterlagen – auch unter Einsatz eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems

  • Regelmäßige Kontrolle der laufenden Objektpflege

  • Abgabe der Zustimmungserklärung im Namen der Eigentümer beim Verkauf eines Wohnungseigentums vor dem Notar, falls in der Teilungserklärung bzw. im Kaufvertrag vorgegeben

  • Jährliche Versammlungsladung, -leitung und Beschlussprotokollerstellung

  • laufende und ausführliche Information und Beratung des Verwaltungsbeirats

  • Bearbeiten von Schlüsselbestellungen

  • Beratung und Information der Eigentümer

  • Erstellung und Versand von Rundschreiben und Aushängen

  • Veranlassungen zur Überwachung und Einhaltung der Hausordnung

  • Bearbeiten von Beschwerden bei Verstößen gegen die Hausordnung

  • Einstellung und regelmäßige Überwachung von Hilfskräften

  • Sicherstellung einer guten Erreichbarkeit – in Notfällen auch außerhalb der Geschäftszeiten

  • Bereitstellung von Besprechungsräumen (bis 20 Personen)

  • Veranlassungen zur Erfüllung der Verkehrssicherungspflicht

  • Bereitstellung eines Onlineportals in dem wesentliche Objektunterlagen (bspw. Teilungserklärung, Energieausweis, Planunterlagen, Hausordnung, etc.) online eingesehen und heruntergeladen werden können

Juristische Betreuung

Mit viel diplomatischem Geschick und Fingerspitzengefühl setzen wir uns für Ihre Belange ein.

Die juristische Objektverwaltung ist ein bedeutsamer Bestandteil umfassender und fachgerechter Verwaltungsarbeit. Daher bieten wir im Rahmen der WEG-Verwaltung eine kompetente Begleitung in juristischen Angelegenheiten (jedoch keine Rechtsberatung) – mit der Zielsetzung, für ein angenehmes Klima innerhalb der Eigentümergemeinschaften zu sorgen. Wir kümmern uns z. B. um die Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen, um die Mitwirkung bei gerichtlichen sowie außergerichtlichen Verhandlungsterminen, bei Bedarf um die Hinzuziehung eines kompetenten Fachanwalts.

  • Außergerichtliche Vertretung sowie gerichtliche Geltendmachung von Ansprüchen der Gemeinschaft gegenüber Dritten und einzelnen Wohnungseigentümern ggf. unter Hinzuziehung eines Fachanwaltes

  • Mitwirkung bei außergerichtlichen und gerichtlichen Verhandlungsterminen

  • Einleitung von Maßnahmen zur Fristwahrung oder zur Abwendung von Rechtsnachteilen

  • Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen ggf. unter Hinzuziehung eines Fachanwaltes

  • Mitwirkung bei selbstständigen Beweisverfahren

  • Information und Unterstützung eines ggf. durch die Eigentümergemeinschaft beauftragten Fachanwaltes

  • Beachtung einschlägiger Gesetze und Verordnungen (WEG, HeizkV, TrinkwasserV, BetriebssicherheitsV, Entwässerungssatzungen etc.)

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